Varför feedback så ofta går fel
Jag möter många chefer som är rädda för att ge feedback. Inte för att de saknar viktiga saker att säga, utan för att de är rädda för hur det ska tas emot. Den rädslan gör att feedback antingen uteblir helt, eller kommer så inlindad i försiktiga formuleringar att budskapet försvinner på vägen.
Det här är något jag möter i många ledningsgrupper: feedback blir antingen för snäll för att vara till nytta, eller så hård att den skadar relationen. Sanningen är att bra feedback inte behöver välja mellan ärlighet och omtanke. Det går att ha båda.
Vad säger forskningen?
Douglas Stone och Sheila Heen, kända för sitt arbete om att ta emot feedback, visar att mottagarens upplevelse i hög grad avgörs av om feedbacken uppfattas komma från ett genuint intresse att hjälpa, snarare än att döma. Samma budskap kan tas emot helt olika beroende på den upplevda avsikten bakom det.
Amy Edmondsons forskning om psykologisk trygghet pekar på att grupper med hög trygghet ger varandra mer feedback, inte mindre, eftersom feedback där uppfattas som en del av att bry sig om varandras utveckling snarare än ett hot.
Praktiska råd
1. Separera beteende från person
"Du är slarvig" landar helt annorlunda än "den här rapporten hade några felaktiga siffror". Det första angriper personen, det andra pekar på ett konkret beteende som går att förändra. Träna dig i att alltid formulera feedback kring det som faktiskt hände, inte kring vem personen är.
Verktygstips från MeetingLab
Feedbackkorten hjälper er öva på att formulera konkret, konstruktiv feedback i en trygg, strukturerad form innan de skärpa situationerna uppstår.
2. Fråga om feedbacken är önskad just nu
Feedback som kommer olämpligt, mitt i stress eller inför andra, landar sällan bra oavsett hur väl den är formulerad. En enkel fråga, "har du utrymme för att prata om det här?", ger mottagaren kontroll över situationen och ökar chansen att den faktiskt tas emot. Undvik gärna ordet feedback, prata om lärande eller reflektioner istället!
3. Var lika tydlig med det som fungerar
Feedback som bara handlar om vad som ska förbättras ger en skev bild. Att också lyfta fram vad som fungerar bra, konkret och specifikt, gör att helhetsbilden blir rättvis och att relationen inte enbart förknippas med kritik.
Verktygstips från MeetingLab
Känslokorten kan hjälpa er prata om hur feedback faktiskt känns att ge och ta emot, vilket ofta gör nästa samtal lättare.
Vanliga misstag
Att vänta för länge. Feedback som ges långt efter händelsen tappar både kraft och relevans, och mottagaren hinner ofta glömma sammanhanget.
Att smyga in feedback mitt i beröm. Den så kallade "feedback-hamburgaren" genomskådas oftast, och gör att mottagaren slutar lita på berömmet också.
Att undvika feedback helt av rädsla för reaktionen. Uteblivet feedback är sällan snällare, det berövar bara mottagaren möjligheten att utvecklas.
Karins bästa tips
Öva på att formulera feedback som en observation, inte en dom: "jag såg att..." istället för "du gjorde fel när...". Den lilla språkliga skillnaden gör stor skillnad för hur mottagaren kan ta emot det, eftersom en observation går att diskutera, medan en dom oftast bara går att försvara sig mot.
Vanliga frågor om feedback
Hur ofta bör man ge feedback?
Regelbundet och nära inpå händelsen ger bäst effekt, snarare än att spara upp feedback till ett enda större tillfälle.
Vad gör jag om mottagaren blir defensiv?
Sänk tempot, bekräfta att du förstår att det är svårt att höra, och fråga vad de själva tänker om situationen innan du fortsätter.
Behöver feedback alltid ges enskilt?
Positiv feedback fungerar ofta bra i grupp, medan feedback om förbättringsområden nästan alltid bör ges enskilt.
Hur ger jag feedback till min chef?
Samma principer gäller, men var extra tydlig med att fråga om utrymme för feedbacken finns, eftersom maktdynamiken gör situationen känsligare.
Vad är skillnaden på feedback och kritik?
Feedback syftar till att hjälpa mottagaren utvecklas och är kopplad till konkret beteende, medan kritik ofta upplevs som ett allmänt omdöme om personen.
Internlänkar
Läs gärna vidare i Feedbackkultur – Så bygger ni en kultur där människor utvecklas tillsammans och Så ger du feedback som faktiskt fungerar.
Kontakt
E-post: info@meetinglab.se
Telefon: 08-510 100 56
Webb: www.meetinglab.se
Källförteckning
- Douglas Stone & Sheila Heen – forskning om att ta emot feedback
- Amy Edmondson – forskning om psykologisk trygghet