Personlig inledning från Karin
Under mina 25 år som ledarskapskonsult har jag hört många chefer säga samma sak:
"Jag tycker att feedback är svårt."
Det handlar sällan om att de inte vill hjälpa sina medarbetare att utvecklas. Tvärtom. De flesta vill ge återkoppling, men är rädda för att såra någon, skapa konflikt eller få en negativ reaktion.
Samtidigt möter jag medarbetare som säger precis motsatsen.
"Jag får nästan aldrig någon feedback."
Det är synd, för utan återkoppling blir det svårt att utvecklas. Vi vet inte vad vi gör bra och vi vet inte vad vi behöver förändra.
Jag brukar säga att feedback är en av de största gåvor vi kan ge varandra, om den ges med omtanke och respekt. När den fungerar skapar den lärande, trygghet och bättre relationer. När den fungerar dåligt leder den ofta till försvar, frustration och missförstånd.
Den goda nyheten är att feedback är en färdighet som går att träna.
Vad säger forskningen?
Forskningen visar att återkoppling har stor betydelse för både prestation och lärande, men att effekten beror på hur den ges.
Amy Edmondsons forskning om psykologisk trygghet visar att människor är betydligt mer mottagliga för återkoppling när de känner sig trygga och respekterade. I team med hög psykologisk trygghet vågar människor både ge och ta emot feedback utan att känna sig hotade.
Daniel Ofmans arbete med kärnkvaliteter visar också att våra styrkor och fallgropar ofta hänger ihop. En bra feedback hjälper oss att förstå både våra styrkor och vad vi behöver utveckla utan att vi känner oss dömda.
Forskningen är tydlig. Feedback fungerar bäst när den är konkret, framåtblickande och bygger på en vilja att hjälpa den andra personen att lyckas.
1. Ge feedback nära händelsen
Ju längre tid som går, desto svårare blir det att minnas situationen och förstå återkopplingen.
Istället för att vänta till utvecklingssamtalet, ta korta samtal i vardagen.
Exempel:
"Jag uppskattade verkligen hur du fångade upp kundens fråga under mötet. Det gjorde att diskussionen blev mycket tydligare."
Den typen av återkoppling förstärker positiva beteenden direkt.
Verktygstips från MeetingLab
Feedbackkorten innehåller frågor och övningar som hjälper grupper att träna återkoppling på ett tryggt och strukturerat sätt. De passar lika bra i ledningsgruppen som på arbetsplatsträffar eller utbildningar.
2. Beskriv beteenden, inte personen
Skillnaden är enorm.
Säg inte:
"Du är otydlig."
Säg istället:
"Under presentationen märkte jag att flera deltagare hade svårt att följa resonemanget. Jag tror att det skulle bli ännu tydligare om du sammanfattade huvudbudskapet tidigare."
När vi beskriver observerbara beteenden blir feedbacken lättare att ta till sig.
3. Ställ fler frågor än du ger svar
Feedback behöver inte vara en monolog.
Tvärtom blir samtalet ofta bättre när du är nyfiken.
Du kan exempelvis fråga:
- Hur upplevde du mötet själv?
- Vad tycker du fungerade bäst?
- Om du fick göra om situationen, vad skulle du göra annorlunda?
Frågorna hjälper personen att reflektera och hitta egna lösningar.
4. Lyfta styrkor lika ofta som utvecklingsområden
Många förknippar feedback med kritik.
Det är ett misstag.
Vi utvecklas också när vi blir medvetna om våra styrkor.
Berätta därför vad personen gör som fungerar riktigt bra och varför det gör skillnad.
Det ökar motivationen och gör det lättare att ta emot utvecklande återkoppling när den behövs.
5. Gör feedback till en naturlig del av kulturen
Den bästa feedbacken sker inte några gånger om året.
Den sker varje vecka.
I team där återkoppling är en naturlig del av vardagen blir konflikter mindre dramatiska, samarbetet bättre och lärandet snabbare.
Feedback handlar inte om att hitta fel.
Den handlar om att hjälpa varandra att lyckas.
Vanliga misstag
De vanligaste misstagen jag ser är att feedback blir för allmän, ges alldeles för sällan eller bara handlar om det som inte fungerar.
Ett annat vanligt misstag är att ge återkoppling när känslorna fortfarande är starka. Då är risken större att budskapet uppfattas som kritik istället för stöd.
Försök istället att skapa lugna samtal där båda parter är nyfikna och vill förstå varandra.
Karins bästa tips
Efter mer än 25 år som ledarskapskonsult finns det ett råd jag återkommer till oftare än något annat.
Se feedback som en investering i relationen, inte som ett svårt samtal du måste ta dig igenom.
När människor märker att du genuint vill deras bästa blir de också mycket mer öppna för återkoppling. Börja därför alltid med nyfikenhet och respekt. Då blir feedback ett verktyg för utveckling istället för något man vill undvika.
FAQ
Hur ger man konstruktiv feedback?
Var konkret, beskriv beteenden och fokusera på hur personen kan utvecklas framåt.
Hur ofta bör man ge feedback?
Helst löpande i vardagen. Små samtal ofta är mer effektiva än långa utvecklingssamtal några gånger per år.
Varför är feedback viktigt?
Feedback ökar lärandet, stärker relationer och bidrar till bättre prestationer när den ges på rätt sätt.
Vad är skillnaden mellan beröm och feedback?
Beröm bekräftar ofta resultat, medan feedback hjälper personen att förstå vilka beteenden som ledde till resultatet och hur de kan utvecklas vidare.
Hur skapar man en kultur där feedback känns naturlig?
Genom att chefer går före, ställer frågor, visar sårbarhet och gör återkoppling till en naturlig del av vardagen.
Vill du bli en bättre ledare?
På MeetingLab utvecklar vi samtalskort och mötesverktyg som hjälper chefer, HR, konsulter, utbildare och mötesledare att skapa mer delaktighet, bättre samtal och starkare team.
Om du vill utveckla ditt ledarskap eller skapa möten där människor verkligen vågar tänka, prata och bidra, finns vi här för dig.
Utforska våra verktyg och låt nästa samtal bli början på något större.
Kontakt
E-post: info@meetinglab.se
Telefon: 08-510 100 56
Webb: www.meetinglab.se
Källförteckning
Edmondson, A. C. (2019). The Fearless Organization: Creating Psychological Safety in the Workplace for Learning, Innovation, and Growth. Wiley.
Edmondson, A. C. (1999). Psychological Safety and Learning Behavior in Work Teams. Administrative Science Quarterly, 44(2), 350–383.
Stone, D., & Heen, S. (2014). Thanks for the Feedback.