Riktigt bra samtal sker ofta i samband med någon typ av rörelse. På tåget med en kollega. I bilen med tonårssonen. På en promenad. Jag (Karin) vet det där, ändå lurar jag mig själv gång på gång och tror att ett samtal blir bättre och mer effektivt om vi bokar ett konferensrum och sätter oss mitt emot varandra. Walk and talk är något jag själv älskar, men som jag av någon anledning gör alldeles för sällan.
Härom veckan jobbade jag med en nystartad projektgrupp som samlades vid Norra Djurgårdsstaden. Vi började med några minuters mindfulness nere vid bryggan, bara för att landa och bli närvarande tillsammans. Sedan fick alla gå iväg två och två, med någon i gruppen de inte träffat tidigare, på det jag brukar kalla en intervjupromenad. Till hjälp hade de en frågeguide med 20 frågor (se rubrik 2 nedan), sådana man sällan ställer till en ny kollega men som skapar tillit, trygghet och förståelse för den andra personen.
Solen, naturen, blommorna, träden och värmen gjorde så klart sitt. Men framför allt kom deltagarna tillbaka med en ny vän, inte bara en ny kollega. Jag rekommenderar de här frågorna varmt även till grupper som jobbat ihop länge och redan känner varandra väl. Det händer nästan alltid något när man går sida vid sida i stället för att sitta mitt emot varandra.
Vad säger forskningen om rörelse och samtal?
Att gå och prata är inget nytt påfund, redan de gamla grekerna lär ha filosoferat under promenad. Men forskningen har på senare år börjat bekräfta det många av oss känner på magkänsla. En studie från Stanford, ledd av Marily Oppezzo och Daniel Schwartz, visade att det kreativa tänkandet ökade med i genomsnitt 60 procent hos personer som gick jämfört med när de satt still, och att effekten fanns kvar en stund efter promenaden också.
Naturen spelar sin egen roll. Enligt Attention Restoration Theory, som togs fram av psykologparet Rachel och Stephen Kaplan, hjälper naturliga miljöer hjärnan att återhämta den riktade uppmärksamhet vi tömmer under en vanlig arbetsdag. Ett kort möte utomhus kan alltså både sänka stressnivån och göra oss mer närvarande i samtalet, jämfört med ett möte i ett fönsterlöst konferensrum.
Det finns också något med själva positionen. När vi går sida vid sida i stället för att sitta mitt emot varandra minskar upplevelsen av konfrontation. Det blir lättare att dela sådant som känns lite känsligt eller personligt, vilket i sin tur bygger den psykologiska trygghet som forskaren Amy Edmondson visat är avgörande för väl fungerande team.
Så lyckas du med walk and talk och intervjupromenader
Ska ni testa själva räcker det med några enkla knep för att det ska bli bra, oavsett om det handlar om ett vanligt en-till-en-möte eller en intervjupromenad i en större grupp.
1. Börja med en kort incheckning
Ta två minuter tillsammans innan ni går iväg. Det markerar att det här mötet är annorlunda och hjälper alla att lämna det de kom ifrån, precis som mindfulness-stunden vid bryggan gjorde för projektgruppen.
Verktygstips från MeetingLab
In- och utcheckningskorten – 50 frågor för in- och utcheckning som fungerar perfekt som en kort inledning innan promenaden, och som avslutning när ni är tillbaka.
2. Ha en frågeguide redo
Särskilt om ni inte känner varandra så väl är det lätt att fastna i småprat om vädret. Förbered i stället några frågor som går lite djupare, till exempel: Vad är du mest stolt över i ditt yrkesliv? Vilken händelse har format dig mest? Vad uppskattar dina kollegor mest hos dig? Testa gärna dessa frågor
Verktygstips från MeetingLab
Berätta mer-korten är byggda för att väcka berättelser i stället för korta svar och passar lika bra på en promenad som runt ett bord. De hjälper er att komma förbi ytan snabbare, oavsett om gruppen är ny eller känt varandra länge.
3. Välj en sträcka ni inte behöver tänka på
En känd, lugn sträcka utan mycket trafik gör att uppmärksamheten kan stanna kvar i samtalet i stället för att gå åt till att navigera. Räkna med 30–45 minuter, då hinner samtalet både öppna upp och landa.
4. Lägg telefonen på flygplansläge
Ska rörelsen göra sitt jobb för samtalet behöver ni båda vara fullt närvarande. En promenad där någon tittar ner i telefonen ger inte samma effekt som en där ni faktiskt ser varandra och omgivningen.
5. Skippa anteckningarna under själva promenaden
Lita på minnet medan ni går och samla i stället ihop det viktigaste tillsammans efteråt, till exempel över en kopp kaffe. Det håller kvar närvaron i samtalet i stunden.
Karins bästa tips
"Jag lurar mig själv jämt och tror att ett bokat rum är effektivare än en promenad. Men varje gång jag ändå går ut med någon märker jag samma sak: samtalet blir mer ärligt. Mitt bästa råd är att inte vänta på det stora, formella tillfället. Ta med en kollega ut nästa gång ni ändå ska prata om något som känns lite viktigt. Det är sällan sträckan som avgör hur bra samtalet blir, det är att ni faktiskt går."
Vanliga frågor om walk and talk-möten
Vad är ett walk and talk-möte?
Ett möte eller samtal som hålls under en promenad i stället för i ett konferensrum, ofta en-till-en men även i grupp genom till exempel en intervjupromenad.
Passar walk and talk för alla typer av möten?
Nej. Möten som kräver anteckningar, skärmdelning eller beslut som ska dokumenteras i detalj passar bättre inomhus. Walk and talk fungerar bäst för avstämningar, relationsbyggande samtal, återkoppling och kreativa diskussioner.
Hur länge bör en promenad vara?
30–45 minuter brukar räcka för att samtalet ska hinna öppna upp utan att det blir för långt. Anpassa efter hur mycket ni har att prata om.
Vad gör vi om det regnar?
Ett kort regn brukar inte vara ett hinder om ni klär er för det. Vid riktigt dåligt väder går det lika bra att gå en runda i en entréhall eller ett trapphus, poängen är rörelsen, inte vädret.
Kan man anteckna under en promenad?
Det går, men det stör lätt flödet i samtalet. Ett bättre alternativ är att sammanfatta det viktigaste tillsammans direkt efteråt.
Fungerar det för grupper, eller bara en-till-en?
Båda delarna. En intervjupromenad i par fungerar utmärkt även i större grupper, som i exemplet med projektgruppen vid Norra Djurgårdsstaden.
Vilka frågor är bra att ställa på en intervjupromenad?
Frågor som går lite djupare än vanligt småprat, till exempel om stolthet, drivkrafter eller vad man uppskattar hos varandra. Undvik ja- och nej-frågor så håller samtalet i sig längre.
Behöver vi förbereda något särskilt?
Egentligen bara en sträcka och gärna några frågor att utgå från. Ju mindre praktiskt att tänka på, desto mer utrymme blir det för samtalet.
Vill du utveckla teamets samtal och möten?
Vi på MeetingLab hjälper ledare, HR och team att skapa möten där människor faktiskt vill delta, inomhus och utomhus. Hör gärna av dig om du vill bolla ett upplägg för din grupp.
E-post: info@meetinglab.se
Telefon: 08-510 100 56
Webb: www.meetinglab.se
Källförteckning
- Oppezzo, M. & Schwartz, D. L. (2014). Give your ideas some legs: The positive effect of walking on creative thinking. Journal of Experimental Psychology: Learning, Memory, and Cognition.
- Kaplan, R. & Kaplan, S. (1989). The Experience of Nature: A Psychological Perspective. Cambridge University Press.
- Edmondson, A. C. (1999). Psychological Safety and Learning Behavior in Work Teams. Administrative Science Quarterly.